De Kaaskoningin is officieel bijgeschreven op de Inventaris Immaterieel Erfgoed Nederland. Deze inventaris omvat levend en dynamisch erfgoed dat van generatie op generatie wordt doorgegeven en nooit in strijd is met de Nederlandse wet of mensenrechten.
Niet erfgoed professionals maar de beoefenaars zelf bepalen wat hun erfgoed is. De bijschrijving betekent dan ook niet dat professionals het erfgoed goedkeuren of dat UNESCO dit beschermt. Het betekent dat er een gemeenschap is die zich verbonden voelt met het erfgoed en zich daarom actief inzet voor de borging ervan.
Kaaskoningin worden is een grote eer. Jaarlijks zijn er twee leden van de Evenementen Commissie Bodegraven verantwoordelijk voor het voortzetten van het erfgoed. De nieuwe koningin moet óf werkzaam zijn in de kaashandel, óf familie van een zelfkazende boer zijn, waardoor ze veel kennis heeft over het ambacht kaasmaken en het rijpingsproces. De Kaaskoningin heeft twee hofdames die niet per se uit ‘de kaas’ hoeven te komen.
Buiten de Kaaskoningin en de twee leden van de ECB zijn alleen de kleermaker en kapper op de hoogte van wie de nieuwe Kaaskoningin en haar hofdames zijn. Het is het grootste bewaarde geheim voor alle bewoners in het dorp en dorpen eromheen. Pas tijdens de optocht op donderdag worden de Kaaskoningin en haar hofdames gepresenteerd aan het publiek. Op het eindpunt van de optocht, het Raadhuisplein, maken de Kaaskoningin en haar hofdames kennis met de burgemeester; hij overhandigt haar de staf van Bodegraven waarmee zij drie dagen lang de baas over het dorp Bodegraven is.
Dit moment is tevens het startsein van de driedaagse Najaarsmarkt. De Najaarsmarkt is geen onderdeel van de traditie maar tijdens de Najaarsmarkt bezoekt de Kaaskoningin met haar hofdames wel diverse evenementen waaronder het ringsteken, kaaskeuringen, de opening van de kaas- en bloemenshow en het bejaardencentrum. Een ceremoniemeester begeleidt de Kaaskoningin en de hofdames tijdens het hele evenement.